Alloggiati Web: guida completa 2026 per case vacanza e affitti brevi

Alloggiati Web è il portale online della Polizia di Stato attraverso cui ogni struttura ricettiva italiana — hotel, B&B, case vacanza, affittacamere, agriturismi e affitti brevi — è obbligata per legge a comunicare i dati degli ospiti che pernottano. È un adempimento di pubblica sicurezza previsto dall'art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, R.D. 773/1931) e successive integrazioni.

In questa guida vediamo cos'è Alloggiati Web, chi è obbligato, come registrarsi, come trasmettere le schedine entro 24 ore, quali sono le sanzioni, le FAQ più frequenti e come automatizzare l'intero processo se gestisci più strutture.

Cos'è Alloggiati Web in breve

Alloggiati Web è un servizio web della Polizia di Stato (alloggiatiweb.poliziadistato.it) che sostituisce la vecchia trasmissione cartacea delle "schedine alloggiati". Il gestore della struttura inserisce i dati dell'ospite — generalità, documento, date di arrivo — e li invia in formato digitale alla Questura competente. La trasmissione è obbligatoria per ogni persona che pernotta, indipendentemente dalla durata del soggiorno (anche una sola notte).

Chi è obbligato a usare Alloggiati Web

L'obbligo riguarda chiunque eserciti, anche in forma non imprenditoriale, attività ricettiva. In pratica:

• Hotel, residence, hostel, agriturismi, B&B e affittacamere.
• Case vacanza e appartamenti dati in locazione turistica breve (anche affitti privati su Airbnb, Booking, Vrbo).
• Property manager che gestiscono in nome e per conto del proprietario.
• Strutture extra-alberghiere a conduzione familiare e CAV (Case e Appartamenti per Vacanze).
• Locazioni brevi sotto i 30 giorni regolate dalla L. 50/2017 (cedolare secca affitti brevi).

Sono esclusi solo i contratti di locazione turistica superiori a 30 giorni e le locazioni residenziali ordinarie, che seguono altri regimi.

Come registrarsi al portale Alloggiati Web

Per ottenere le credenziali bisogna presentare una richiesta scritta alla Questura della provincia in cui si trova la struttura. La procedura standard è:

1. Compilare il modulo di richiesta credenziali (scaricabile dal sito alloggiatiweb.poliziadistato.it nella sezione "Modulistica").
2. Allegare copia del documento d'identità del richiedente, codice fiscale e visura camerale o documento equivalente che attesti il titolo a esercitare l'attività ricettiva.
3. Indicare i dati della struttura: denominazione, indirizzo, tipologia (CAV, B&B, hotel, locazione turistica) ed eventuale CIR/CIN.
4. Consegnare la richiesta in Questura — di persona, via PEC o tramite il portale dedicato della Questura competente.
5. Ricevere via email/PEC il file delle credenziali (User-ID, password e certificato digitale .cer da installare sul browser).

Il certificato digitale è la parte tecnica più delicata: va installato sul browser che userai per accedere al portale (Chrome, Edge, Firefox). Senza certificato, il portale non si apre. Se cambi computer o reinstalli il browser, devi reinstallare anche il certificato.

Quanto tempo hai per inviare le schedine: la regola delle 24 ore

La normativa prevede che i dati degli ospiti siano trasmessi entro 24 ore dall'arrivo. Per soggiorni inferiori a 24 ore, la trasmissione deve avvenire all'arrivo dell'ospite (regola introdotta per i check-in mordi-e-fuggi e i soggiorni brevissimi). Per gruppi numerosi, la Questura può richiedere la comunicazione anticipata.

Concretamente: se l'ospite arriva alle 22:00 di lunedì, hai tempo fino alle 22:00 di martedì per inviare la schedina. La data e ora di trasmissione vengono registrate dal portale e fanno fede in caso di controlli.

Cosa serve per compilare una schedina

• Tipo di alloggiato (singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro gruppo).
• Generalità: cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza.
• Documento di riconoscimento: tipo (carta identità, passaporto, patente), numero, luogo e data di rilascio.
• Date di arrivo e di permanenza prevista.
• Per i minori: vanno inseriti come "familiari" o "membri gruppo" collegati al capofamiglia/capogruppo.

I documenti accettati per cittadini stranieri extra-UE includono passaporto e permesso di soggiorno; per cittadini UE basta carta d'identità o passaporto.

Le tre modalità di invio dati

1. Inserimento manuale: si compila la schedina direttamente nel form online, una alla volta. Pratico per 1-2 ospiti, ingestibile su volumi grandi.
2. Caricamento file di testo (formato ".txt" definito dalle specifiche della Polizia di Stato): si carica un file con una riga per ogni ospite, secondo un tracciato record fisso. È la modalità usata da PMS e gestionali per automatizzare l'invio.
3. Web service: integrazione diretta tra software gestionale e portale via API. Consente l'invio automatico nel momento in cui il check-in viene confermato nel PMS.

Sanzioni: cosa rischi se non invii o invii in ritardo

L'omessa comunicazione dei dati degli alloggiati è punita ai sensi dell'art. 17 del TULPS con l'arresto fino a 3 mesi o con l'ammenda fino a 206 euro. In presenza di pluralità di violazioni, le sanzioni si cumulano. La Questura può inoltre disporre controlli amministrativi e, nei casi più gravi, segnalare l'attività al Comune per ulteriori verifiche su CIR/CIN, SCIA e regolarità fiscale.

Negli ultimi anni i controlli sono aumentati significativamente, soprattutto sulle locazioni brevi gestite tramite OTA (Booking, Airbnb), grazie all'incrocio dei dati con i portali turistici regionali (Turismo5, Ross1000) e con il nuovo CIN nazionale.

Alloggiati Web e CIN: due adempimenti diversi, spesso confusi

Attenzione: Alloggiati Web (Polizia) e CIN — Codice Identificativo Nazionale (Ministero del Turismo) sono adempimenti distinti. Alloggiati Web serve per la pubblica sicurezza; il CIN è invece il codice identificativo della struttura introdotto dalla L. 145/2018 e operativo dal 2024-2026, da esporre negli annunci e in struttura. Devi assolvere entrambi: avere il CIN non ti esonera dall'invio delle schedine, e viceversa.

FAQ — domande frequenti su Alloggiati Web

Devo inviare la schedina anche per gli italiani?

Sì. L'obbligo riguarda tutti gli ospiti, italiani e stranieri, maggiorenni e minorenni, indipendentemente dalla durata del soggiorno.

Cosa succede se l'ospite non mi mostra il documento?

L'ospite ha l'obbligo di esibire un documento valido. Senza documento non puoi accoglierlo: in caso di controllo la responsabilità ricade sul gestore della struttura.

Posso inviare le schedine da uno smartphone?

Il portale ufficiale richiede certificato digitale e funziona meglio da desktop. Per invio mobile, conviene usare un PMS o un gestionale che si occupi della trasmissione tramite web service.

Cosa fare se sbaglio una schedina già inviata?

Le schedine errate possono essere annullate e ritrasmesse entro le 24 ore. Oltre, è necessario inviare una comunicazione integrativa alla Questura.

Quanto costa Alloggiati Web?

Il portale è gratuito. I costi nascono solo se ti appoggi a un software gestionale o a un servizio di delega all'invio.

Come automatizzare Alloggiati Web con un PMS

Se gestisci più di 5-10 unità, l'invio manuale diventa rapidamente un collo di bottiglia. La soluzione standard è collegare il portale al tuo PMS (Property Management System) tramite il web service ufficiale della Polizia di Stato. In questo modo, quando il check-in viene completato nel gestionale, i dati ospite vengono trasmessi automaticamente entro pochi secondi.

Tutti i principali PMS italiani — Krossbooking, Slope, Beddy, Octorate, Wubook — supportano l'invio Alloggiati Web. HopySuite si integra nativamente con questi PMS e con gli altri presenti sul mercato (Guesty, Hostaway, OwnerRez, Avantio, Beds24, Smoobu): il messaggio WhatsApp di pre-check-in raccoglie dati e foto del documento dell'ospite, il PMS effettua il check-in, il portale Alloggiati Web riceve la schedina. Tre passaggi senza interventi manuali.

Checklist operativa per essere conformi

1. Richiedi le credenziali alla Questura (1-2 settimane).
2. Installa il certificato digitale sul browser di lavoro.
3. Predisponi un workflow di check-in che raccolga documento e dati ospite prima dell'arrivo (modulo online o WhatsApp).
4. Integra il PMS con Alloggiati Web via web service per evitare l'inserimento manuale.
5. Verifica ogni mattina lo "stato di trasmissione" delle schedine del giorno precedente.
6. Conserva una copia digitale dei documenti ospite per il periodo previsto dalla normativa privacy (24 mesi salvo finalità diverse).

Con un workflow ben progettato, una struttura con 30-50 unità può gestire l'intero processo Alloggiati Web in meno di 2 minuti per check-in, contro i 10-15 minuti dell'inserimento manuale.

Conclusione

Alloggiati Web non è solo un adempimento burocratico: è uno dei punti più sensibili del check-in di una struttura ricettiva. Una procedura sbagliata può generare sanzioni, mentre una procedura automatizzata libera tempo prezioso e rende l'operatività scalabile. Se gestisci affitti brevi, la combinazione PMS + automazione WhatsApp + invio Alloggiati Web è oggi lo standard di mercato per chiudere check-in in pochi minuti, rispettando la normativa al 100%.